EW-Show

- Info

Algemeen

EW-Show is een totaalprogramma voor verenigingen en tentoonstellingsorganisaties. Het bevat:

  • een volledige tentoonstellingsadministratie inclusief de gehele logistieke en administratieve afhandeling van een kleindierententoonstelling;
  • een leden- en contributieadministratie;
  • een financiële administratie.

Het is één totaalprogramma bestemd voor verenigingen en organisatoren van landelijke, open en verenigingstentoonstellingen voor het verwerken van de volledige administratie van deze shows en de eigen vereniging.
Het kan ook worden gebruikt door andere verenigingen en kleine bedrijven vanwege de ledenadministratie en boekhouding (inclusief BTW).

In de praktijk is gebleken dat zowel de niet-ervaren computeraars als de echte goochelaars zeer goed met het programma overweg kunnen en de bediening als zeer plezierig ervaren. Met andere woorden, weinig of geen computerervaring behoeft geen beletsel te zijn om dit programma te gaan gebruiken.

Met de administratie wordt niet alleen de tentoonstellingsadministratie bedoeld, maar ook de financiële administratie, die eventueel los van de rest van het programma kan worden gebruikt. Met dit tentoonstellingsprogramma kunnen verder ook eenvoudige ledenadministraties van meerdere verenigingen / speciaalclubs worden bijgehouden evenals een contributieadministratie van uitsluitend de eigen leden.

Doordat het programma standaard geschikt is voor netwerken, kunt u het ook onder Windows meerdere malen opstarten. In het ene windows scherm kunt u bijv. de predikaten invoeren en in een ander windows scherm de ereprijzen invoeren. Via de taakbalk kunt u dan supersnel wisselen. Het programma is geschikt voor alle windows besturingssystemen. Hoewel het een zgn “dos-programma” is, maakt het kant en klare overzichten aan die direct, opgemaakt en wel, in Word kunnen worden ingelezen. Of wel het beste van twee werelden, de snelheid en gemak van invoer in Dos en de opmaak- en afdrukmogelijkheden van Word.

Veel zaken in het programma kunt u naar eigen wens instellen zoals bijvoorbeeld de volgorde van de diergroepen in de catalogus, het verkoopsysteem, instellingen ereprijzen etc.

Een kenmerk van het programma is dat bijna alles na het invoeren op diverse manieren en in allerlei volgordes op het scherm kan worden bekeken. Bijzonder (ook in technisch opzicht) zijn de eigen beoordelingskaarten die met FB- en KLN-logo via Word op volledig blanco papier worden afgedrukt.

<Omhoog>

Indeling van het programma

Vraagprogramma / leden / inzenders:

  • Adressenbeheer, selectie t.b.v. het vraagprogramma en uitdraaien etiketten voor het vraagprogramma, tevens bestemd voor ledenadministraties in het algemeen (lijsten, contributiekaarten, acceptgiro’s etc.)

Tentoonstelling:

  • Invoeren, normaal/willekeurig nummeren en overzichten van inschrijvingen
  • Proefcatalogus
  • Afdrukken labels, afhaalkaarten en diverse modellen beoordelingskaarten op oa blanco geperforeerd papier van KLN
  • Nummers toewijzen aan keurmeesters, keurlijsten, info keurmeesters
  • Punten en predikaten invoeren en controleren catalogus
  • Catalogus in diverse uitvoeringen voor Word, overzichten van collecties e.d.
  • Verkoop, overzichten en registratie

Ereprijzen:

  • Onderhoud en overzichten basisbestand (gegevens ereprijzen zoals deze zijn opgenomen in het vraagprogramma)
  • Voorbereiding keurdag (toewijzen EP aan keurmeesters en EP lijsten)
  • Afwerking keurdag (invoeren EP-winnaars en overzichten voor de catalogus, inzenders, verenigingen)

Financiële administratie:

  • Invoeren van inschrijfgelden (handmatig of door het programma) en de betalingen hiervan
  • Invoeren andere inkomsten en uitgaven met overzichten (grootboek, BTW en saldibalans)
  • Begrotingen en financieel verslag

Keurmeesters en medewerkers (stambestanden):

  • Invoeren en overzichten van keurmeesters/medewerkers (incl. vervoerders). Deze informatie wordt vooral bij tentoonstelling/ereprijzen gebruikt

Codebestanden (stambestanden):

  • Onderhoud en overzichten van de codebestanden rassen, kleuren, klassen, verenigingen, landen en groepen 7-positiekaart konijnen
  • Inlezen nieuwe codebestanden

Systeembeheer:

  • Instellingen gebruiker, show (catalogus / ereprijzen / financieel etc.), aanmaken / verwijderen demonstratiebestanden (voor testen, uitleg aan nieuwe gebruikers etc.), herindexeren en reorganiseren van de bestanden, jaarafsluiting (aanpassing jaartal, leegmaken bestanden bijvoorbeeld in verband met een gehouden jongedierenkeuring en volledige jaarafsluiting), Inzenders hercoderen (ieder jaar doen!) of overbodige adressen uit het inzendersbestand verwijderen, aanpassen helpbestanden en bladeren van foutmeldingen. Importeren en exporteren van inzenders etc.

Back-up/restore

  • Het maken (en eventueel terugzetten) van veiligheidskopieën. Een activiteit waaraan te vaak nog onvoldoende aandacht wordt besteed.
<Omhoog>

Tentoonstelling

Buiten de standaardgegevens wordt bij inzenders/leden de inzendhistorie vastgehouden voor selectie voor het vraagprogramma. Dit is ook handig om te checken of een vaste inzender vergeten is in te schrijven. Een inzender kan aan maximaal 4 verenigingen/speciaalclubs worden gekoppeld waarbij ook overzichten per vereniging kunnen worden gemaakt. Bij bladeren in inzenders/leden kunt u ook de leden van uw eigen vereniging bovenaan in de lijst zetten en daarachter de niet-leden. Het invoeren van inschrijvingen gaat razendsnel. U zoekt de inzender op, wijzigt eventueel nog enkele stamgegevens (bijv. de fokkerskaart, telefoonnummer etc) en voert daarna de dieren van alle diergroepen in. Bij rassen en kleuren hoeft u geen cijfercode in te geven maar gewoon de eerste vier letters. U komt dan in een alfabetisch zoekscherm dicht bij de code die u nodig heeft.

Overal in het programma staan onderin het scherm de vaste standaardtoetsen en eventuele extra toetsen die beschikbaar zijn (F10 is normaal voor de zgn. A-nummers die bij inschrijvingen en ereprijzen volledig worden ondersteund). Boven in het scherm staan in de blauwe balk extra keuzes die u met Alt-I, Alt-R etc kunt opstarten, die verdwijnen zodra ze niet meer mogen worden gebruikt (zie 2e scherm). Komt u tijdens het invoeren een onbekend ras of kleur tegen, dan kunt u deze hier direct toevoegen aan het rassen- of kleurenbestand zonder het invoerscherm van de inschrijvingen te verlaten. Op het scherm blijven de voorgaande regels zoals ze zijn ingevoerd, staan zodat u, wanneer u wordt afgeleid, nog steeds kunt zien waar u bent gebleven. Met Alt-V kunnen meerdere dieren gezamenlijk als een geheel te koop worden gezet. Met Alt-C kunt u in een anders scherm een eventuele fout herstellen. Is de volgende inschrijving gelijk aan de vorige, dan hoeft alleen op PgDn te drukken en u kunt weer naar de volgende! Eenvoudiger kan het bijna niet.

Het programma heeft veel overzichten (bijv. overzicht aantallen per ras en kleur) zodat u op het scherm al veel zaken kunt controleren op de standaardfouten, zoals meerdere benamingen voor één kleur binnen één ras etc.

Uniek bij EW-Show is dat u de vele modellen beoordelingskaarten (ook met FB- of KLN-embleem) via Word op blanco papier kunt afdrukken (staand/liggend, 2/3 naast elkaar). KLN (menu tentoonstellingen/drukwerk) heeft voorgeperforeerd, stevig blanco papier voor 3 kaarten liggend naast elkaar.

De overzichten zijn compleet opgemaakte Wordbestanden (A4 en A5 formaat) en via de instellingen kunt uzelf nog de lettergrootte, onderstreept/vet/schuin/in hoofdletters aanpassen. De kopjes van de catalogus kunnen ook elk afzonderlijk worden ingesteld naast een automatische aanpassing voor A4 / A5 formaat. Deze Wordbestanden zijn met PDF-software om te zetten naar een zgn PDF-bestand dat door een drukker direct kan worden verwerkt. Dit kan per e-mail met als grote voordeel dat de opmaak van de pagina niet meer vervormt.

Het ereprijzensysteem is zo flexibel en zo open gemaakt dat iedere show er zonder problemen er mee kan werken. Eigen ereprijzenlijsten en/of lijsten uit de computer en predikaatprijzen in te vullen door het programma zelf; het kan allemaal. Bij grotere shows kan het gebeuren dat meerdere keurmeesters op een ras zitten. In het programma kan bij iedere prijs (bijvoorbeeld de mooiste van het ras) worden aangegeven dat die keurmeesters met elkaar moeten overleggen. Bij al die keurmeesters komt die prijs dan op de lijst met extra info over het overleg zodat die keurmeesters zich kunnen voorbereiden en slechts door de “hoofd”keurmeester kan die prijs ook daadwerkelijk op de lijst worden ingevuld.

Bij het maken van het programma is ook aandacht besteed aan de “onvrijwillige” gebruikers zoals inzenders en keurmeesters. Zij moeten namelijk met de output van het programma probleemloos uit de voeten kunnen.

<Omhoog>

Financiële administratie

Dit is een gewoon boekhoudpakket met btw-administratie echter zonder een crediteuren- of een gewone debiteurenadministratie. Het kent wel een bijzondere debiteurenadministratie namelijk de inschrijfgelden en contributies die vanuit de tentoonstelling of leden worden gevoed en waarop de ontvangsten vanuit de bank etc. worden afgeboekt. U ziet dan exact wie nog wat moet betalen. De inschrijfgeldmodule en de overzichten van de inschrijfgelden lijken op de ouderwetse kolommenboeken. Het zal u dus bekend voorkomen.

De schermen en bediening zijn gelijk aan het tentoonstellingsonderdeel evenals dat ook hier veel overzichten op het scherm mogelijk zijn. In de saldibalans van de cijfers van dit moment op het scherm ziet u ook de begroting van dit jaar, komend jaar en de cijfers van vorig jaar. Met een simpele toetsaanslag ziet u alle individuele boekingen van een grootboekrekening. U ziet vanaf het scherm zo in een oogopslag de gekke/afwijkende posten in de administratie en daarmee houdt u op eenvoudige wijze grip op de financiën. Door de boekingen pas aan het eind van het jaar de verwerken, kunt u ze nog aanpassen. Bij saldibalans en grootboekkaart na boeken kunt u toch zien hoe het er financieel voor staat.

Het programma wordt om die reden voor alleen dit onderdeel gebruikt door organisaties en bedrijven die niets met tentoonstellingen te maken hebben. Door een speciale opstartparameter is het tentoonstellingsdeel worden verborgen in de menu's.

<Omhoog>

Leden-/contributieadministratie

Dit is verweven in de diverse onderdelen van het programma, namelijk de inzenders-/ledenadministratie, de doorkoppeling van de contributie naar de inschrijfgeldmodule en daarmee ook naar de financiële administratie.

Speciale overzichten van leden zijn als lijst en als kolomindeling voor de verenigingsboekjes opgenomen als kant en klare Word-overzichten.

<Omhoog>

Uitvoermogelijkheden

Alle af te “drukken” overzichten zijn omgezet naar Word. Dat houdt in dat er bij het “afdrukken” een bestand wordt aangemaakt die u met Word kunt openen. Daarom wordt er bij het installeren van de snelkoppelingen ook een snelkoppeling naar de tekstmap van EW-Show op uw bureaublad geplaatst. U kunt dan met de verkenner direct het bestand in Word openen.

RTF-bestanden (Microsoft Word)

Dit zijn speciale tekstbestanden die door Word direct - zonder speciale handmatige conversie –worden ingelezen. Zij zijn compleet opgemaakt; bij de catalogus staan er bijvoorbeeld aan het eind van de kolom geen verdwaalde kopjes meer van de rasnamen wanneer het 1e dier van die klasse op een nieuwe pagina staat.

dBase III bestanden

Deze optie is o.a. aanwezig voor export van de betreffende gegevens via dBase III naar Excel voor eigen ad-hoc overzichten en / of voor samenvoegen in Word. Deze dbf-bestanden kunnen rechtstreeks door Excel worden ingelezen.

<Omhoog>

Kosten en updates

De kosten van het programma zijn € 200 (incl. 21% BTW) U kunt het programma één jaar op proef gebruiken. Verder kunt u onbeperkt en zonder kosten updates downloaden van deze website die speciaal hiervoor in het leven is geroepen.

U mag het programma binnen uw organisatie onbeperkt installeren. Voor de continuiteit is het zo wie zo een must dat het programma op twee locaties staat en dat met behulp van een backup de tweede locatie up to date wordt gehouden. Hoe veilig zijn uw gegevens wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt?

<Omhoog>

E-mail EW-Show | KLN | NBS | Kleindierplaza | FB